كيف تنظم تنسيق مشروع يشتغل عليه الفريق عن بعد؟

وضح المخرجات قبل اختيار الأدوات

قد تنتج عن المشروع محادثات كثيرة بينما لا يعرف المشاركون ما المطلوب إنجازه بدقة. صف المخرجات المنتظرة والعناصر التي تجعلها جاهزة للاستعمال المقصود. فقد تعني عبارة ملف الزبون ملخصا أو مجموعة وثائق أو عرضا يحتاج إلى مراجعة؛ اتفقوا على المعنى المناسب. اربط كل مخرج بمسؤول يجمع الأسئلة المتعلقة به، ثم اختر الأدوات التي تسند هذا التنظيم. لا تعوض الأداة اتفاق الفريق على النتيجة وتوزيع الأدوار. ويمكن طلب مثال لما يعتبره صاحب الطلب مخرجا مفيدا حتى تتضح الصورة قبل أن يبدأ المشاركون بإعداد وثائق مختلفة بناء على فهمهم الفردي.

أنشئ مساحة مرجعية للمشروع

اختر مساحة مشتركة تجمع الموجز والوثائق والقرارات والإجراءات المفتوحة. يمكن للرسائل أن تنبه إلى تغيير، لكن المرجع ينبغي أن يبقى سهل الوصول بعد انتهاء المحادثة. وضح مكان إيداع الوثيقة ومكان طلب اعتمادها. وإذا كان فريق في المغرب يتعاون مع شركاء يستعملون لغة أخرى، حدد المحتويات التي تحتاج إلى تكييف. حافظ على اتساق مراجع المشروع حتى ترتبط الرسائل بالمخرجات نفسها. لا تجعل الزميل يخمن إن كانت مرفقات تحمل أسماء مختلفة تخص العمل ذاته. اعرض طريقة استعمال المساحة على المشاركين الجدد، وتأكد من فهمهم قبل الاعتماد عليها في كل تسليم.

اظهر الروابط والعوائق بين المهام

سجل مع كل إجراء ما يحتاج إليه ليستمر: جواب أو وثيقة أو صلاحية وصول أو اختيار ينبغي تأكيده. لا يفسر وصف قيد الإنجاز لماذا بقي العمل غير مكتمل. قد ينتظر عرض تقديمي رسما معتمدا؛ لذلك يحتاج صاحبه إلى معرفة من يعد الرسم وكيف سيعلن توفره. صغ العائق في سؤال ملموس موجه إلى الشخص المناسب بدل نسخه في محادثات كثيرة لا يشعر أحد بمسؤولية معالجتها. وإذا كانت المهمة مرتبطة بعمل زميل آخر، اجعل هذا الرابط ظاهرا في اللائحة حتى يفهم الفريق أثر التأخر ويبحث عن خطوة قابلة للتنفيذ دون اتهامات عامة.

ميز المعلومة عن النقاش والقرار

لا تحتاج رسالة الإخبار إلى الاستجابة نفسها التي يحتاجها طلب اعتماد اختيار. وضح مقصد التواصل عند مراسلة الفريق. ولطلب قرار، اعرض الخيارات وما لاحظتموه من آثار وحدد من يستطيع الحسم. خصص وقت الاجتماع المشترك للموضوعات التي تحتاج إلى تبادل فعلي، بينما يمكن وضع المستجدات الوصفية في المرجع ليقرأها الزملاء عند استئناف العمل. وبعد الحسم، سجل القرار وسببه في الملف بدل مطالبة الغائب بإعادة الاستماع إلى المحادثة كاملة. وإذا تغير القرار لاحقا، وضح السبب والنسخة التي أصبحت المرجع حتى لا يواصل أحد تنفيذ اختيار لم يعد معمولا به داخل المشروع.

جهز استئناف العمل لمن كان غائبا

قبل إنهاء مرحلة، اترك ملاحظة قصيرة تبين ما أعد وما بقي مفتوحا ومكان النسخة القابلة للاستعمال. اسأل نفسك إن كان شخص لم يتابع المحادثات يستطيع مواصلة العمل اعتمادا عليها. وعندما يبقى التسليم غامضا، حسن المرجع بدل الإكثار من التذكير عبر الرسائل. تستطيع فليكسيا للاستشارات مواكبة وضع عادات للتنسيق والتدبير تساعد فريق المقاولة. ابدأ بمشروع حقيقي، ثم عدل الممارسة وفق الصعوبات التي يذكرها المشاركون. لا تجعل المسار جامدا؛ احتفظ بما يفيدهم في العثور على المعلومة واتخاذ القرار والتسليم، وبسط الخطوات التي تعطل العمل دون أن تضيف وضوحا مفيدا للفريق.

لمواصلة القراءة

• الاستشارة في التدبير
• التواصل مع فليكسيا للاستشارات